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Dicas para ter uma reunião produtiva

Certa vez o consultor empresarial Max Gehringer disse que todo especialista um dia ficará obsoleto, menos o especialista em reuniões, porque elas sempre vão existir. A verdade é que quase ninguém gosta de reuniões, mas se você é empreendedor, profissional freelancer ou  até mesmo se está a trabalhar na empresa de outra pessoa, terá de lidar com elas.

É importante que as reuniões sejam ferramentas importantes para a sua empresa e não o contrário. Para alguns, as reuniões são uma grande perca de tempo, mas isso acontece porque estas mesmas pessoas não estão a conduzi-las de maneira produtiva. Marcam reuniões que não agregam valor ou que poderiam ser resolvidas com um simples e-mail; convocam pessoas sem poder de decisão ou ainda perdem o controle sobre a reunião facilmente. Neste artigo, vamos conferir algumas dicas para ter uma reunião mais produtiva.

QUAL SERÁ O TEMA DA REUNIÃO?

Toda reunião precisa ter um propósito bem definido. Qual o tema a ser debatido? Se o objetivo for mostrar a um cliente os benefícios do seu produto, nenhum assunto que fuja disso deverá ser admitido durante a reunião. Ao marcar a reunião, deixe bem claro para todos os envolvidos qual será o assunto da pauta.

“É preciso que todos estejam cientes do que será debatido durante a reunião. Isto ajuda a manter o foco e evita desperdício de tempo”.

QUEM CHAMOU A REUNIÃO? E PORQUÊ?

Toda reunião começa com a convocação de uma parte interessada. Quem chamou a reunião e porque o fez?  Se está a trabalhar para alguém, pergunte de forma educada qual o objetivo daquela reunião e quem irá conduzi-la; da mesma forma, se um cliente seu foi quem marcou a reunião, peça maiores esclarecimentos. “Conhecer desde já os objetivos de uma reunião marcada ajuda o profissional a se preparar melhor. Se você sabe qual o objetivo daquela reunião, poderá preparar perguntas e sugestões de pauta (desde que relacionadas ao tema principal da reunião)”

UTILIZE A FORÇA DA INTERNET

A internet mudou a forma de como nos comunicamos. Nunca antes na história, o fluxo de comunicação foi tão intenso e ao mesmo tempo tão fácil. Porque não usar toda esta força em prol dos seus negócios? Alguns assuntos podem ser facilmente tratados com três ou quatro e-mails. Para temas mais complexos, utilize as chamadas do Skype ou ainda o chat disponível no Facebook ou Linkedin. “A grande vantagem das reuniões nas mídias sociais, é que apenas os assuntos realmente importantes ganham pauta. Não há espaço para divagações.

QUAL SERÁ O TIPO DE REUNIÃO?

Existem basicamente dois tipos de reuniões: aquelas em que são tomadas decisões, e aquelas que se limitam a apresentação de dados e informações. O primeiro gênero é mais complexo, e na maioria das vezes, acaba por se estender além do previsto forçando novos encontros. A segunda espécie, é mais simples, e neste tipo de encontro cabe a dica anterior. Em apresentações de dados e informações, pergunte a quem marcou a reunião se não podem ser enviados por e-mail ou por outra forma similar. Seu tempo é muito precioso para apresentações de material já disponíveis de outras formas. Se restar dúvidas, ai sim recomenda-se um encontro.

MANTENHA A REUNIÃO SOB CONTROLE

Uma das principais causas da baixa produtividade em reuniões é o fato de que muitas vezes, quem conduz a reunião não consegue manter o controle sobre ela. Se você for o condutor, estabeleça um prazo para cada assunto na pauta e siga uma agenda. “Quando você segue regras e horários pré-definidos, evita que assuntos paralelos ganham força ou que informações pouco úteis venham a tona. Mais uma vez, a palavra chave é manter o foco.”

SUA EMPRESA TÊM UM BLOG OU SITE?

Recomendo que toda empresa, seja pequena, média ou grande, tenha um blog ou um site empresarial. Se não, ao menos um canal nas redes sociais como uma página no Facebook ou um grupo no linkedin. Se a sua empresa segue esta recomendação, utilize seus canais na rede para compartilhar alguns dias antes, toda informação relevante para a reunião.

“É importante que não apenas os envolvidos, mas todos na empresa tenham acesso ao material de apoio. Isso aproxima ideias e gera comprometimento”.

CONVOQUE AS PESSOAS CERTAS

Pense que você é o treinador da seleção brasileira de futebol e precisa convocar os melhores atletas para disputar uma copa do mundo. Obviamente, você não convocará qualquer um. As reuniões seguem o mesmo princípio. Você quer ser mais produtivo e isso implica em não desperdiçar o tempo das outras pessoas. “Muitas pessoas querem apenas fazer números nas reuniões e isto é um erro.” Convoque apenas quem pode contribuir com os assuntos na pauta e que preferencialmente tenham algum poder de decisão. “Quando você convoca pessoas sem poder de decisão, acaba por ter de estender uma reunião para duas, três e até quatro. Isso mata o seu tempo, e também o das outras pessoas”

AVALIE A REUNIÃO

Muitas vezes, não é possível encerrar o assunto em apenas uma única reunião. Neste caso, faça uma pesquisa entre os participantes e descubra qual foi o aproveitamento do encontro. Todas as dúvidas foram sanadas? Todas as pessoas se sentiram livres para opinar? Os envolvidos conseguiram apresentar suas sugestões? Elas entenderam o que você quis dizer? Estude os dados coletados e tente melhorar o desempenho da reunião no próximo encontro. “Por exemplo, digamos que você notou que alguns participantes não conseguiram se expressar. No próximo encontro, procure aumentar um pouco o tempo para as pessoas opinarem ou evite que outros falem demais ‘roubando’ a oportunidade de outras pessoas.”

Espero que tenham gostado deste artigo e que tenha sido útil para você. Têm alguma dúvida, sugestão, crítica ou opinião sobre o assunto? Deixe um comentário!

Ficamos por aqui e até já!

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